Office Manager/-in (m/w/d), flexible Arbeitszeit

Wir als Personalberatung BESTMINDS Executive Search bieten Ihnen die Mitarbeit in einem sympathischen Team mit vielseitigen Aufgabenstellungen, welche Flexibilität bieten und Spontanität fordern
Standort Land Branche Referenz
Freiburg i.Br, Home Office möglich Deutschland IT / Medien, Gesundheitswesen, Life Sciences / Pharma, Medizintechnik SF1504
BESTMINDS Executive Search ist eine spezialisierte Personalberatung mit den Branchenschwerpunkten Medizintechnik, IT / Medien, Life Sciences / Pharma und Gesundheitswesen. Wir begleiten sowohl internationale Konzerne, als auch kleine wie große Marktführer, Startups und Familienunternehmen. Unsere Dienstleistung erstreckt sich von der Erstellung eines spezifischen Anforderungsprofils zur vakanten Position über die Ausarbeitung einer Recruiting Strategie bis hin zur erfolgreichen Besetzung.

Am BESTMINDS-Headquarter Freiburg suchen wir Sie als Office Manager/-in mit flexibler Arbeitszeit (mind. 50%) für alle administrativen Herausforderungen, angefangen von der täglichen Büroorganisation bis zum Projektmanagement. Da unser Team dezentral organisiert ist, gehört der regelmäßige Kontakt zu unseren Partnern, Kunden und Dienstleistern zu Ihren Tätigkeiten. Bei Ihnen laufen alle Fäden zusammen, somit tragen Sie wesentlich zu unserem sehr guten „Team Spirit“ bei.

Eine vielseitige Aufgabenstellung, die Ihnen Flexibilität und Spontanität ermöglicht und die Mitarbeit in einem sympathischen Team bietet.

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Ihre Aufgaben

  • Unterstützung des Managements bei allen anfallenden administrativen Aufgaben
  • Ansprechpartner für unsere externen Geschäftspartner, Kunden und Kandidaten
  • Eigenverantwortliche Betreuung spezifischer Projekte
  • Erfassung neuer Aufträge in unserem CRM System und Recherche im Programm
  • Unterstützung der Partner bei Datenerfassung und Pflege des CRM Systems
  • Kritische Durchsicht neuer Aufträge auf Vollständigkeit und Einhaltung unserer CI und der Schnittstellen zu externen Systemen
  • Überwachung eingehender Anfragen und Termine
  • Regelmäßige, projektspezifische Rechnungstellung und Vorbereitung der Buchhaltung
  • Weiterentwicklung der Prozesse im Recruiting und des CRM Systems (Recruiting Datenbank)

Ihr Profil

  • Abgeschlossene Berufsausbildung - vorzugsweise im kaufmännischen Bereich - oder Studium, jeweils gerne mit erster Berufserfahrung im Bereich Organisation und/oder Kommunikation
  • Quereinsteiger mit Organisationstalent und Interesse am Bewerbermanagement, sowie an Recruiting Themen, finden ebenfalls eine interessante Herausforderung bei uns
  • Eine selbstständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich und bringt Sie dazu, Ihre und unsere Ideen in der Weiterentwicklung von Prozessen in die Tat umzusetzen
  • Neben Ihrer positiven Ausstrahlung begeistern Sie mit Ihrer offenen Einstellung zu neuen Themen und Ihrer Flexibilität
  • Gute Kenntnisse der MS-Office-Programme sowie IT-Affinität
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Chance

  • Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten, erfolgreichen, expandierenden Unternehmen
  • Eine sehr interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungsspielraum
  • Kurze Entscheidungswege, eigene Ideen sind erwünscht und werden geschätzt
  • Flexible Arbeitszeiten und Home Office möglich
  • Ein attraktives Gehalt

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns, Sie kennen zu lernen!

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Siegfried Faix

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