Office Manager/-in (m/w/d)

Wir als Personalberatung BESTMINDS GmbH suchen Sie am Standort Freiburg als Office Managerin, die die erste Kommunikation am Telefon mit unseren Kunden und Kandidaten zu einem positiven Erlebnis gestalten
Standort Land Branche Referenz
Freiburg im Breisgau Deutschland IT / Medien, Gesundheitswesen, Life Sciences / Pharma, Medizintechnik SF1504

BESTMINDS Executive Search ist eine spezialisierte Personalberatung mit den Branchenschwerpunkten Medizintechnik, IT / Medien, Life Sciences / Pharma und Gesundheitswesen. Wir begleiten sowohl internationale Konzerne als auch kleine wie große Marktführer, Startups und Familienunternehmen. Unsere Dienstleistung erstreckt sich von der Erstellung eines spezifischen Anforderungsprofils zur vakanten Position über die Ausarbeitung einer Recruiting Strategie bis hin zur erfolgreichen Besetzung.

Am BESTMINDS-Headquarter Freiburg suchen wir Sie als Office Manager in allen administrativen Aufgaben in der täglichen Büroorganisation und im Projektmanagement. Dazu gehören bspw. unsere projektbezogene Rechnungsstellung an Kunden oder auch die Pflege unseres CRM Systems. Da unser Team dezentral organisiert ist, gehört auch der regelmäßige Kontakt zu unseren externen Partnern zu Ihren Aufgaben. Somit tragen Sie auch wesentlich zu unserem „Team Spirit“ bei, da bei Ihnen alle Fäden zusammenlaufen.

Alles in allem eine vielseitige Aufgabenstellung die Flexibilität und auch Spontanität fordert und die Mitarbeit in einem sympathischen Team bietet.

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Ihre Aufgaben

  • Unterstützung des Managements in allen anfallenden administrativen Aufgaben
  • Eigenverantwortliche Betreuung spezifischer Projekt
  • Regelmäßige, projektspezifische Rechnungstellung und Vorbereitung der Buchhaltung
  • Erfassung neuer Aufträge in unserem CRM System und Recherche im Programm
  • Unterstützung der Partner bei Datenerfassung und Pflege des CRM Systems
  • Kritische Durchsicht neuer Aufträge auf Vollständigkeit und Einhaltung unserer CI und der Schnittstellen zu externen Systemen
  • Weiterentwicklung der Prozesse im Recruiting und des CRM Systems (Recruiting Datenbank)
  • Ansprechpartner für unsere externen Geschäftspartner, Kunden und Kandidaten
  • Überwachung eingehender Anfragen und Termine
  • Enge Zusammenarbeit bei Social Media Projekten

Ihr Profil

  • Abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich oder Studium jeweils mit Berufserfahrung
  • Quereinsteiger mit Organisationstalent und Interesse an Bewerbermanagement sowie Recruiting Themen finden ebenfalls eine interessante Option
  • Eine selbstständige Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich und bringt Sie dazu eigenständige Ideen in der Weiterentwicklung von Prozessen in Gang zu setzen
  • Neben Ihrer positiven Ausstrahlung begeistern Sie mit Ihrer offenen Einstellung zu neuen Themen und Ihrer Flexibilität
  • Gute Kenntnisse der MS-Office-Programme sowie IT Affinität

Ihre Chance

  • Flexible Arbeitszeiten und großen Gestaltungsspielraum
  • Abwechslungsreiche Tätigkeit
  • Unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • Wertschätzung Ihrer Arbeit
  • Eigene Ideen sind gewünscht und werden geschätzt
  • Direkter Kundenkontakt
  • Kurze Entscheidungswege

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns, Sie kennen zu lernen!

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Ihre Personalberater

Gerne beantworten wir Ihre Fragen rund um die Stelle und zur Bewerbung:

Bild Siegfried Faix

Siegfried Faix

Managing Partner

T +49 761 888 51 23 10
F +49 761 888 51 23 99

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Christian Männlin

Managing Partner

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