Teammitglied Teilnehmermanagement/Registrierung (m/w/d) in Vollzeit

Unsere Mandantin gehört seit Jahren zu den führenden Kongressagenturen in Deutschland. Vom Hauptsitz Freiburg sowie Dependenzen in Berlin, Düsseldorf und Wiesbaden aus werden jährlich ca. 50 nationale und internationale Kongresse mit insgesamt 23.000 Delegierten und mehr als 900 ausstellenden Unternehmen auf über 12.000 qm Ausstellungsfläche vorrangig im medizinisch-wissenschaftlichen Bereich organisiert und durchgeführt.

Werde Teil eines Teams, das von Leidenschaft, Teamgeist und Kreativität getrieben ist.

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Die Aufgabe

• Veranstaltungsvorbereitung: IT-gestützte/digitale Registrierung von Kongressteilnehmenden und -Vortragenden mittels der unternehmensinternen Software CVS, telefonische und mailgestützte Kommunikation mit unseren Kongressteilnehmenden, Bearbeitung von OP-Listen, Mahnwesen
• Veranstaltungsdurchführung: Aufbau, Betreuung und Koordination des Registrierungscounters, Betreuung der Teilnehmer:innen ie z.B. Neuanmeldungen, Umbuchungen, Ausgabe der Teilnahmebescheinigungen, digitale Erfassung der Kongressteilnehmenden, Beantwortung der eingehenden Fragen, du bist bei ca. 10 Kongressen pro Jahr planbar unterwegs
• Veranstaltungsnachbereitung: Bearbeitung von No-Shows und OP-Listen, Nachberechnungen, Umbuchungen, Statistik, Versand von Zertifikaten, E-Mail-Kommunikation mit unseren Kongressteilnehmer:innen

Das Profil

• Du hast erfolgreich eine Ausbildung/ein Studium in der Veranstaltungs- oder Tourismusbranche absolviert oder bereits Berufserfahrung in einer Kongress-, Eventagentur oder ähnlichen Branchen gesammelt
• Du hast Freude an Dienstleistung im Allgemeinen und engagierst dich gern im Team und bei unseren Auftraggeber:innen
• Du bist sehr zuverlässig, arbeitest strukturiert und hast große Freude an der Organisation
• Du verstehst komplexe Sachverhalte über die Maßen schnell und hast eine herausragende Auffassungsgabe
• Du bist technisch sehr affin und pflegst einen sicheren Umgang mit MS-Office, Datenbanken und Web 2.0
• Deine Qualifikationen komplettierst du mit guten Englischkenntnissen

Die Chance

• eine unbefristete, langfristige Vollzeitbeschäftigung
• eine sehr sorgfältige, engmaschige und detailreiche Einarbeitung
• du arbeitest parallel an mehreren unterschiedlich großen Projekten, daher ist die Aufgabenvielfalt sehr groß
• du übernimmst Verantwortung und kannst dich auf fachlicher/persönlicher Ebene weiterentwickeln
• Im Home oder Office: mit mobilem Arbeitsplatz und flexiblen Arbeitszeiten findest du die richtige Balance
• unser grandioses Team, flache Strukturen, Kaffee, Kochgruppe und alles was man eben so braucht
• unser Office ist in einer der schönsten Städte Deutschlands per ÖPNV gut erreichbar, Parkplätze gibt es auch im direkten Umkreis und für Radfahrer:innen/Läufer:innen haben wir sogar eine Dusche im Haus